Operacionalizar as atividades da área, controlando, organizando e acompanhando a agenda dos coletores, operadores logísticos e motoboys. Retirar, preparar, separar e enviar materiais para coleta de amostras Intercompany e realizar serviços administrativos geral. Atender aos prazos, mantendo a organização, zelando pela segurança de toda a equipe e pela integridade da empresa.
LOGÍSTICA FRASCARIA
- Preparar o material para coletas, observando os critérios de higiene e condições de acondicionamento, para garantir a preservação das amostras e evitar contaminação;
- Despachar as frascarias conforme tipos e quantidades solicitadas;
- Verificar e controlar o estoque de frascos ou correlatos, lançando entradas e saídas de frascarias, materiais e instrumentos;
- Organizar o estoque de frascarias;
- Atender as solicitações da área Comercial para separar e enviar materiais para a Coleta de amostras nos clientes;
- Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior.
LOGÍSTICA AGENDAMENTO
- Agendar coletas após a aprovação do orçamento e/ou contratos, verificando a disponibilidade de equipamentos e materiais, para o bom funcionamento da logística de coletas;
- Preencher formulários de coletas a fim de que os coletores organizem sua agenda diária;
- Entregar um relatório diário a cada coletor, de modo a obter retorno a respeito das coletas ao final de cada dia;
- Acompanhar os horários dos coletores, de modo a evitar erros e divergências no cartão de ponto;
- Programar atividades dos coletores para os próximos períodos, através do sistema e agenda manual, evitando falhas nas coletas programadas e para melhor atender os clientes;
- Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior.
LOGÍSTICA NACIONAL E INTERNACIONAL
- Acessar o sistema DHL e FEDEX para emissão do Conhecimento Aéreo (Air Waybills);
- Verificar com a área de Homogeneização todas as amostras a serem exportadas;
- Separar, classificar, identificar e fazer o envio de amostras Intercompany;
- Fazer gestão da rotina de coleta e entrega de amostras;
- Verificar questões gerais da área de Logística:
- Solucionar problemas e verificar possíveis barreiras nas definições brasileiras para o processo de importação/exportação da Eurofins;
- Realizar o acompanhamento/rastreamento do envio de amostras;
- Entrar em contato com a área Comercial para informar dificuldades e possíveis atrasos;
- Questões gerais com os laboratórios de Intercompany.
- Esclarecer dúvidas relacionadas à área de Logística;
- Verificar preenchimento da cadeia de custódia;
- Incluir as solicitações no sistema para materiais e serviços, bem como verificar os custos relativos à logística.
- Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior.
LOGÍSTICA DE AMOSTRAS EM MEDICINA DIAGNÓSTICA
- Realizar o fechamento das ocorrências abertas no Dynamics CRM, entregando todas as informações necessárias à área Comercial para orientar corretamente o cliente.
- Determinar as datas de retirada das amostras biológicas em função da sua estabilidade, o prazo de entrega de resultado e o tempo de transporte desde a origem até o NTO, seja através de modal aéreo ou terrestre.
- Programar e coordenar junto aos operadores logísticos a retirada de amostras biológicas, acompanhar o desenvolvimento da operação e corrigir as intercorrências que possam se apresentar e comunicar a área Comercial para que oriente o cliente.
- Programar e operacionalizar o envio internacional das amostras biológicas, se responsabilizando por toda documentação necessária.
- Garantir junto aos operadores logísticos as adequadas condições de transporte das amostras: Temperatura de transporte, acondicionamento do material e documentação exigida pela norma técnica.
- Montar estruturas logísticas para atender em tempo hábil as solicitações de novos projetos.
- Programar e coordenar o envio de material de coleta e transporte de amostras garantindo sua disponibilidade em quantidade suficiente para atender a demanda nos pontos de coleta espalhados pelo Brasil.
- Analisar periodicamente o consumo de material de coleta e transporte com o objetivo de otimizar a frequência de envio e a quantidade de insumos enviados aos clientes.
- Programar e coordenar em tempo hábil os serviços administrativos externos do CATG e eventuais coletas domiciliares, garantindo que estas operações se integrem adequadamente com a rotina existente de retirada de amostras.
- Realizar a conferência das faturas dos operadores logísticos, autorizar o pagamento das mesmas e conseguir a restituição de valores que não foram corretamente debitados.
- Conferir os protocolos e registros de operação enviados pelas transportadoras ou disponibilizados nas plataformas/sites das mesmas. Contrastar com as entradas de amostras inseridas no P.U.R.A (Dynamics CRM).
- Prevenir falhas na operação e, no caso de que estas aconteçam, reconstituir os eventos, identificar as causas e propor medidas corretivas. Emitir o relatório com a análise do caso.
- Auxiliar na montagem de kits de transporte e coleta de amostras biológicas.
- Elaborar orçamentos de operações de envio de material de coleta ou retirada de amostras biológicas.
- Inserir no CRM todas as informações pertinentes que permitam quantificar o tamanho da operação e medir sua eficiência.
- Participar de negociações com operadores logísticos para estabelecer novas parcerias de negócio.
- Disseminar conhecimento, promover boas práticas e orientar durante rotina diária de trabalho os auxiliares e assistentes do setor de logística.
- Analisar indicadores com o objetivo de promover e implementar medidas que garantam a redução custos e a melhoria do desempenho da operação logística.
- Reunir e/ou gerar a documentação relativa aos processos de qualidade internos da companhia.
- Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior.