Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.
Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:
- odpowiedzialność,
- dobra organizacja własnej pracy,
- dbałość o szczegóły,
- skrupulatność i dokładność,
- dyscyplina,
- dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.
Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.
Audit Booking Coordinator pełni funkcję:
- kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,
- istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,
- osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.
Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:
- przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,
- kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:
- inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,
- pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,
- weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,
- tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,
- monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,
- potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,
- komunikacja z klientami w razie potrzeby,
- przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,
- stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,
- cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,
- przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,
- przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,
- przydzielanie audytorów do audytów,
- przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,
- udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,
- promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,
- utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,
- wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,
- wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.