Laboratoire de biologie médicale multi-sites, nous assurons au quotidien la prise en charge, l'analyse et la transmission des résultats d'examens de biologie médicale dans un environnement exigeant en matière de qualité, sécurité, traçabilité et continuité de service.
Dans le cadre du développement et de la structuration de notre organisation, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Maintenance, Travaux & Logistique.
Rattaché(e) à la Direction des services Supports, vous êtes un interlocuteur de proximité et un véritable relais terrain pour assurer le bon fonctionnement de nos sites.
Votre activité s'articule autour de deux grands périmètres complémentaires :
- Logistique & Transport, avec la coordination opérationnelle des coursiers, des flux inter-sites et du parc automobile ; (40%)
- Maintenance & Travaux, avec le suivi des infrastructures, des interventions techniques, des travaux et des prestataires. (60%)
Vous travaillez au quotidien avec les responsables de sites, les équipes opérationnelles, les coursiers, les prestataires et les services supports.
Vos missions
1. MAINTENANCE & TRAVAUX
Vous assurez la coordination opérationnelle des sujets liés aux bâtiments, aux installations, à la maintenance et aux travaux sur l'ensemble du périmètre.
Maintenance des sites
- Recueillir et suivre les demandes d'intervention des différents sites ;
- Analyser les demandes et définir les niveaux de priorité ;
- Réaliser, lorsque cela est possible, les interventions et réparations de premier niveau ;
- Identifier les besoins nécessitant l'intervention d'un prestataire spécialisé ;
- Planifier et piloter les interventions techniques ;
- Assurer le suivi des incidents jusqu'à leur résolution ;
- Veiller au bon fonctionnement des locaux et installations ;
- Limiter l'impact des interventions sur l'activité des laboratoires.
Coordination maintenance multi-sites
- Entretenir une relation de proximité avec les responsables de sites sur les sujets techniques ;
- Recueillir et consolider les besoins de maintenance ;
- Organiser les priorités en fonction de l'urgence et des contraintes d'activité ;
- Planifier les interventions en tenant compte des contraintes propres à chaque établissement ;
- Assurer la communication avec les sites avant, pendant et après les interventions ;
- Suivre les actions jusqu'à leur clôture ;
- Anticiper les besoins liés aux évolutions, réorganisations ou aménagements des sites.
Vous êtes le point de coordination entre les sites, les équipes internes et les prestataires techniques.
Travaux, aménagements et chantiers
- Suivre les travaux, chantiers, aménagements et réorganisations de locaux ;
- Coordonner les interventions des entreprises et prestataires ;
- Suivre l'avancement, les délais et la qualité des travaux ;
- Contrôler la bonne réalisation des prestations et assurer le suivi des réserves ;
- Identifier les éventuels dysfonctionnements et mettre en œuvre les actions correctives ;
- Anticiper les besoins liés aux évolutions d'activité, transferts ou réaménagements de sites.
Gestion et optimisation des prestataires
- Rechercher et consulter de nouveaux prestataires lorsque nécessaire ;
- Participer à la mise en concurrence des fournisseurs ;
- Contribuer à l'optimisation des coûts de maintenance et de travaux ;
- Assurer la relation opérationnelle avec les prestataires techniques ;
- Piloter notamment les interventions confiées aux partenaires du périmètre ;
- Suivre la qualité et les délais des prestations ;
- Assurer le suivi des devis et effectuer les relances nécessaires.
Suivi administratif et budgétaire
- Assurer le suivi des devis et des demandes d'intervention ;
- Relancer les interlocuteurs concernés afin de fluidifier les délais de traitement ;
- Contribuer à la validation des prestations et au suivi de leur facturation ;
- Assurer le suivi des commandes et validations dans les outils internes, notamment COUPA ;
- Participer au suivi et à l'optimisation des budgets liés à la maintenance et aux travaux ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi, historiques d'intervention et documents nécessaires au pilotage de l'activité.
2. LOGISTIQUE & TRANSPORT
Vous assurez le bon fonctionnement quotidien des flux logistiques entre les différents sites du laboratoire.
Coordination et management des coursiers
- Assurer le management opérationnel des coursiers et être leur interlocuteur de proximité ;
- Organiser et mettre à jour les plannings, notamment en fonction des congés et absences ;
- Anticiper les besoins de remplacement et coordonner les solutions avec les interlocuteurs concernés ;
- Assurer ponctuellement le remplacement d'un coursier en cas d'urgence, lorsqu'aucune autre solution n'est disponible ;
- Communiquer auprès des coursiers les évolutions de tournées, consignes et organisations ;
- Veiller au respect des horaires, circuits et procédures définis.
Plan de transport et optimisation des flux
- Assurer la mise à jour du plan de transport en fonction de l'évolution des besoins ;
- Intégrer les nouveaux points de collecte et organiser leur mise en œuvre ;
- Adapter les tournées aux évolutions d'activité des différents sites ;
- Identifier les dysfonctionnements, retards ou anomalies et mettre en place les actions correctives nécessaires ;
- Participer à l'optimisation des tournées et à l'amélioration continue de la performance du transport ;
- Assurer la continuité des flux entre les différents établissements.
Coordination logistique multi-sites
- Entretenir une relation de proximité avec les responsables des différents sites ;
- Recueillir les besoins et contraintes spécifiques de chaque établissement ;
- Coordonner les évolutions de flux avec les laboratoires, sites préleveurs, secrétariats et équipes opérationnelles ;
- Communiquer les évolutions du dispositif de transport auprès des sites et des coursiers ;
- Anticiper les besoins liés aux évolutions d'activité, nouveaux points de collecte ou réorganisations ;
- Assurer une communication fluide entre les différents interlocuteurs.
Qualité, performance et sécurité
En lien avec le service Qualité :
- Être le relais terrain quotidien auprès des coursiers sur les sujets Qualité, Performance et Sécurité ;
- Veiller au respect des procédures et des bonnes pratiques de transport ;
- Participer au déploiement des actions de sensibilisation et d'amélioration ;
- Suivre la bonne application des processus définis ;
- Identifier les écarts et contribuer à la mise en place d'actions correctives ;
- Participer aux animations ou sensibilisations organisées auprès des coursiers.
Une attention particulière est portée à la traçabilité et au respect des conditions de transport applicables aux prélèvements biologiques.
Gestion du parc automobile
Vous assurez le suivi opérationnel du parc de véhicules affectés à l'activité :
- Organiser la collecte et la saisie mensuelle des kilométrages pour le suivi de la flotte ;
- Assurer le suivi des cartes DKV, télépéage et autres moyens associés aux véhicules ;
- Suivre les échéances : contrôles techniques, révisions, entretiens et opérations réglementaires ;
- Organiser et suivre les rendez-vous d'entretien ;
- Gérer les incidents, pannes et immobilisations des véhicules ;
- Coordonner les rendez-vous avec les garages et organiser les rotations de véhicules ;
- Assurer le suivi administratif et opérationnel du parc ;
- Identifier les éventuels besoins d'optimisation du parc.
Vous travaillez notamment avec le coursier référent, qui constitue un relais terrain pour les sujets liés aux véhicules.
Coordination avec le transport externalisé
Le transport externalisé du périmètre Provence reste organisé selon le fonctionnement en place, avec les interlocuteurs internes dédiés.
Vous assurez notamment :
- Le relais terrain lorsque la situation le nécessite ;
- La transmission des informations nécessaires ;
- La coordination en cas d'anomalie ou de besoin opérationnel ;
- Le suivi des éventuelles actions correctives relevant de votre périmètre.