Gestionnaire, Administration des absences

Récapitulatif du poste

Le Gestionnaire, Administration des absences est chargé de superviser l’exécution opérationnelle, la gouvernance et les résultats des programmes externalisés d’administration des absences, de gestion de l’invalidité et d’adaptation du lieu de travail aux États-Unis et au Canada. Le titulaire de ce poste agit en qualité de principal responsable interne de l’expérience des employés et s’assure que les partenaires fournisseurs offrent un soutien conforme, efficace et articulé autour des employés.

Faisant office d’interlocuteur interne pour les remontées à l’échelon supérieur des employés, des gestionnaires et des partenaires RH, ce poste contribue à la résolution des problèmes complexes en matière d’absences, d’invalidité, de paie et d’adaptation du lieu de travail aux États-Unis et au Canada. Il consiste à collaborer avec les administrateurs tiers, les assureurs spécialisés en invalidité, les fournisseurs de solutions d’adaptation et les parties prenantes internes en vue de coordonner la résolution des problèmes, de représenter les employés, de soutenir la performance des fournisseurs et d’assurer la bonne exécution des services externalisés relatifs aux absences et à l’adaptation.

Responsabilités

Exécution de services liés à l’administration des absences, à l’invalidité et à l’adaptation du lieu de travail

• Agir en tant que responsable interne de l’exécution des services opérationnels en lien avec les programmes d’administration des absences, de gestion de l’invalidité et d’adaptation du lieu de travail.
• Superviser l’expérience des employés en lien avec les services externalisés de gestion des absences, de l’invalidité et d’adaptation aux États-Unis et au Canada.
• Surveiller la performance en matière d’exécution des services, les commentaires des employés, les indicateurs opérationnels et les tendances de service afin de garantir aux employés une expérience de haute qualité.
• Identifier et résoudre les insuffisances en matière d’exécution des services, les risques opérationnels et les axes d’amélioration.
• Assurer une administration et un soutien constants aux employés à chaque étape du cycle de vie d’une absence, d’une invalidité et d’une adaptation du lieu de travail.

Gestion des remontées des employés

• Servir d’interlocuteur principal pour les remontées de problèmes complexes ou sensibles liés aux absences, à l’invalidité, à la paie et à l’adaptation du lieu de travail.
• Aider les employés, les responsables et les partenaires RH à appréhender des scénarios d’absences et d’adaptation complexes.
• Travailler avec les fournisseurs ainsi qu’avec les équipes Paie, Opérations RH, Relations avec les employés, Affaires juridiques et Systèmes collaborateurs pour résoudre les problèmes liés aux employés nécessitant un soutien renforcé.
• Représenter les employés et favoriser une résolution rapide des problèmes soulevés.
• Surveiller les tendances en matière de remontées et recommander des améliorations liées à l’exécution de services ou d’opérations.

Gestion et responsabilité des fournisseurs

• Gérer les relations opérationnelles quotidiennes avec les fournisseurs chargés de l’administration des absences, de la gestion de l’invalidité, de l’adaptation du lieu de travail et des services connexes.
• Contrôler le rendement des fournisseurs par rapport aux contrats de niveau de service, aux engagements contractuels et aux indicateurs clés de performance.
• Mener des revues opérationnelles et analyser les tendances de performance des fournisseurs.
• Responsabiliser les fournisseurs en matière de qualité de service, d’efficacité de gestion des dossiers, d’obligations de conformité réglementaire et d’expérience des employés.
• Travailler avec les fournisseurs en vue de mettre en œuvre des plans de mesures correctives et des initiatives d’amélioration continue.
• Travailler avec les équipes Systèmes collaborateurs, Paie et Technologie RH en vue de surveiller et de résoudre les problèmes liés à l’intégrité des données, à l’intégration et aux systèmes qui affectent l’administration des absences, les programmes d’invalidité, les adaptations du lieu de travail et l’expérience des employés.

Conformité et gouvernance

• Soutenir les activités de supervision de la conformité relatives à l’administration des absences, à la gestion de l’invalidité et aux adaptations du lieu de travail, notamment dans le cadre des lois américaines FMLA et ADA, des programmes d’État relatifs aux absences, des exigences d’adaptation de la Commission canadienne des droits de la personne, des législations provinciales en matière d’absences, des programmes d’invalidité, des permissions militaires et d’autres exigences réglementaires.
• Travailler avec les équipes Affaires juridiques, Relations avec les employés, Paie, Rémunération globale et la direction des RH afin de soutenir les initiatives de conformité, la gouvernance de l’adaptation du lieu de travail et les activités de gestion du risque.
• Contribuer aux audits, aux obligations de déclaration, aux revues de conformité des fournisseurs et aux évaluations du risque opérationnel.
• Surveiller les évolutions législatives et réglementaires qui affectent les pratiques d’administration des absences et d’adaptation du lieu de travail aux États-Unis et au Canada.
• Tenir de la documentation, des mécanismes de contrôle et des procédures opérationnelles à l’appui de la conformité et de la gestion du risque.

Qualifications

• Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, administration de la santé, santé au travail ou dans un domaine connexe.
• Au moins 5 ans d’expérience progressive en administration des absences, administration de l’invalidité, adaptation du lieu de travail, Opérations RH, Services partagés ou fonctions connexes.
• Maîtrise reconnue des programmes américains de prise en charge des absences et de l’invalidité, parmi lesquels les lois FMLA et ADA, ainsi que les programmes d’État relatifs aux absences et les processus d’adaptation du lieu de travail.
• Maîtrise reconnue des exigences canadiennes en matière d’adaptation et d’administration des absences, notamment les législations provinciales relatives aux absences et aux obligations d’adaptation.
• Expérience de gestion des remontées des employés et de résolution des problèmes complexes en matière d’absences, d’invalidité, de paie et d’adaptation.
• Expérience dans la gestion d’administrateurs tiers et de fournisseurs de services externalisés en matière d’absences, d’invalidité et d’adaptation.
• Expérience dans le soutien à la gouvernance des fournisseurs, la gestion des niveaux de service et les évaluations de performances opérationnelles.
• Expérience de travail avec les équipes Paie, Relations avec les employés, Affaires juridiques, Opérations RH et Technologie RH afin de faciliter la résolution des dossiers des employés.
• Expérience dans la conformité de l’interprétation et de l’application de politiques, réglementations et procédures administratives.
• Solides compétences en matière d’analyse, de résolution de problèmes, de communication et de gestion des parties prenantes.
• Expérience de travail dans un environnement d’exécution de services au contact des employés.

Qualifications préférables 

• Expérience dans le soutien à l’administration des absences et à la gestion de l’invalidité, ainsi qu’à l’adaptation du lieu de travail aux États-Unis et au Canada.
• Expérience dans l’accompagnement d’équipes vastes, réparties sur plusieurs sites et à forte charge opérationnelle dans les secteurs de la fabrication, de la distribution industrielle, de la vente au détail, de la logistique, du transport ou des secteurs similaires.
• Expérience dans la gestion des fournisseurs externes d’administration des absences, de gestion de l’invalidité et d’adaptation.
• Expérience dans la supervision de programmes d’adaptation et dans la coordination de dossiers d’adaptation complexes en partenariat avec les équipes Relations avec les employés et Affaires juridiques.
• Expérience d’utilisation de Workday, ServiceNow, de plateformes de gestion des dossiers RH et de technologies d’exécution de services pour les employés.
• Expérience de soutien aux contrôles de conformité annuels, aux audits, aux rapports réglementaires et aux activités de gouvernance opérationnelle.
• Certifications professionnelles liées à l’administration des absences, à la gestion de l’invalidité, aux adaptations ou aux ressources humaines (par ex., CLMS, CPDM, SHRM-CP, SHRM-SCP, PHR, SPHR).
• Expérience dans l’accompagnement de fusions, d’acquisitions, de restructurations organisationnelles, d’intégrations ou d’environnements de services partagés.
• Expérience dans l’utilisation de rapports, d’indicateurs et de données sur les effectifs afin d’identifier des tendances et d’améliorer la performance opérationnelle.
• Expérience de participation à des initiatives d’automatisation, de libre-service, d’amélioration des processus ou d’excellence opérationnelle.

Exigences physiques / Environnement de travail

• Le travail est effectué dans un environnement de bureau et requiert de savoir utiliser du matériel de bureau standard.

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